Émora | GESTION DEL TIEMPO Y PRIORIDADES – Claves y técnicas para aumentar tu productividad y eficacia | Émora Psicólogos en Barcelona

GESTIÓN DEL TIEMPO: Técnicas eficaces de organización y planificación de tiempo

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A continuación, desde Émora Psicólogos en Barcelona (Sarrià-Sant Gervasi, cerca de La Bonanova y Gràcia), te presentamos una guía que te ayudará a gestionar de manera eficaz tu tiempo y a reflexionar y dar sentido a tus prioridades.

De esta manera, te ayudaremos paso a paso a optimizar y gestionar el tiempo a través de diferentes técnicas muy útiles utilizadas en el ámbito de la Psicología.

Pautas para una gestión del tiempo eficaz: trabajo, estudio, oposiciones…

Quizá en alguna ocasión te has encontrado angustiado/a por la sensación de falta de tiempo, por tener en mente una gran cantidad de tareas por hacer y por no saber en qué momento empezar a realizarlas. A veces, debido a este tipo de situaciones, tendemos a procrastinar (o aplazar) nuestras tareas.

Sin embargo, es importante conocer nuestras prioridades para organizar de forma eficaz nuestro tiempo.

De esta manera, gracias a las siguientes técnicas de gestión de tiempo, podrás sentirte menos agobiado/a, organizarte mejor y aumentar tu productividad. Si lo consideras relevante, podrás imprimir el contenido de este artículo para ir realizando paso a paso los ejercicios propuestos.

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GUÍA GESTIÓN TIEMPO: 5 ÚTILES PASOS

1) VISUALIZA TU HORARIO ACTUAL

Para comenzar, dedica un tiempo a reflexionar sobre tu horario semanal. Para que este ejercicio sea más provechoso para ti, puedes realizar el ejercicio de manera práctica escribiéndolo en un folio y respondiendo a las siguientes tres preguntas:

¿En qué gasto mi tiempo actualmente?

Registra tu horario semanal. Para realizarlo de manera más sencilla, ocupa las horas según áreas (trabajo, estudio, sueño, tiempo con la familia, tiempo con amigos, ocio…) por colores:

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Puedes utilizar los colores que quieras y elegir las áreas que consideres en tu caso.

Un ejemplo podría ser el siguiente:

Azul: tiempo para trabajar (actividades remuneradas y no remuneradas)

Rojo: tiempo para estar con mi familia/pareja

Verde: tiempo personal (hobbies, actividades gratificantes, autocuidado, deporte…)

Amarillo: tiempo para estar con amigos/as (reuniones sociales, escapadas, planes…)

Rosa: tiempo de descanso (dormir)

Gris: tiempo para estudiar

Para poder obtener esta visión general de tu tiempo, puedes realizar el cálculo en porcentaje de tiempo que dedicas a cada área. Puedes contar las horas diarias dedicadas a cada área y posteriormente calcular el porcentaje. Una vez que lo hayas calculado, puedes dejarlo reflejado en un gráfico circular.

Por ejemplo:

Supongamos que el lunes dormimos 7 horas, trabajamos 5, estudiamos 3, estuvimos pasando tiempo con la familia 2 horas, vimos a unos amigos 1 hora y las 6 horas restantes lo dedicamos a nuestro tiempo personal y de ocio (hicimos deporte, vimos nuestra serie favorita, leímos dos capítulos de ese libro tan emocionante…)

Para calcular el porcentaje, puedes realizar una regla de tres y redondeando el resultado un número decimal: si las 24 horas son el 100% del día, ¿cuál es el porcentaje que corresponde a las 5 horas dedicadas al trabajo? 5×100/24 = 20,8% – Lo que indicaría que el 20,83% de nuestro tiempo del lunes estuvo dedicado al área trabajo.

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* Ten en cuenta que es importante no agendar de forma rígida el día completo. La finalidad de este ejercicio es que puedas obtener una visión general de tu tiempo para poder conocer en qué actividades dedicas tu tiempo, pero es imprescindible que puedas ser flexible y que puedas ir adaptándote a tus circunstancias personales. Además, sería recomendable dejar libres (sin tareas obligatorias) al menos un 20% del tiempo diario para poder ocuparse de posibles incidencias.

¿Qué áreas considero más importantes?

Puedes evaluar y escribir del 1 al 10 (siendo 1 el mínimo de importancia y el 10 el máximo de importancia) cuál sería el nivel de importancia que darías a cada una de esas áreas en la actualidad. Como verás, estos valores pueden variar con el tiempo y en base a tus circunstancias.

Ejemplo importancia áreas en la actualidad: tiempo con la familia 8; tiempo personal o de ocio 7; tiempo con amigos 6, etc.

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¿Qué aspectos de mi vida son negociables y cuáles no lo son en absoluto?

Teniendo en cuenta las áreas prioritarias, puedo empezar a pensar si quiero que existan cambios en mi horario habitual. Valora a qué áreas quieres y puedes dedicarles más o menos tiempo en la actualidad.

Rellena la tabla pensando en cada área que hayas señalado en los ejercicios anteriores. Lógicamente esta planificación debe ser realista y factible, ya que si quieres aumentar horas de un determinado área, deberás restárselas a otra. 

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Supongamos que para mí no es negociable despertarme 2 horas antes para empezar a trabajar (porque quiero dormir al menos 7 horas diarias cada día). En cambio, sí que es negociable para mí irme a dormir más tarde para poder estar más tiempo con mi familia. O incluso es negociable que pueda hacer ejercicio durante 45 minutos diarios en vez de 1 hora. Al fin y al cabo, es importante que puedas conocer los aspectos que son negociables o no negociables para ti, de esta manera podrás planificar tus horarios de forma clara.

2) ESPECIFICA LA SITUACIÓN HORARIA IDEAL Y POSIBLE

Observando la tabla de aspectos negociables y de horas dedicadas a cada área en la actualidad, piensa en el horario que te gustaría tener. Supongamos que quieres realizar un cambio en tu vida, dedicando mayor porcentaje de tiempo a algunas áreas (por ejemplo, familia y amigos). Para ello, tendrás que restar horas a algunas de las áreas negociables.

Para comparar la situación de una manera más visual, puedes reflejar los porcentajes (actuales e ideales) en un gráfico como este: 

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3) PLANTÉATE CUÁLES SON TUS METAS PERSONALES

Una vez analizada la situación actual y la ideal, es conveniente que señales de una manera clara, precisa y cuantificable qué objetivos y metas te planteas en cada una de tus áreas prioritarias.

Es posible que te plantees metas u objetivos complejos que se van a alcanzar a largo plazo, en ese caso, intenta dividirlo en tareas más simples y que se puedan realizar a corto plazo.

Es importante que tus objetivos se basen en la metodología SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Timely): los objetivos deben ser específicos y claros, medibles, alcanzables y sensatos, relevantes y con tiempo estimado de cumplimiento. Escribe cada área en un folio y los objetivos específicos que te planteas en cada una de esas áreas.

Ejemplo: Estudios – Voy a dedicarle una hora diaria a cada una de las tres asignaturas que tengo este cuatrimestre en la universidad. Ocio – Voy a dedicar una hora diaria (a las 8 de la tarde) a completar el cuadro que estoy pintando actualmente.

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4) GENERA UN CLIMA FAVORABLE Y PLANIFICA EFICAZMENTE TUS TAREAS

En primer lugar, es conveniente que el entorno en el que vayas a realizar cada una de las tareas que te propongas, cumpla con ciertas condiciones. Para ello, desde la Psicología se utiliza la estrategia del control estimular. Éste consiste en eliminar todos aquellos estímulos que generan ciertas respuestas no deseadas e incluir estímulos que favorezcan respuestas deseadas. Un ejemplo claro es el de eliminar distractores en una habitación de estudio (como por ejemplo televisión/consola alejada de la zona de estudio, móvil en silencio para evitar distracciones por notificaciones, etc.)

En este caso, es conveniente que analices bajo qué circunstancias realizas habitualmente tus tareas diarias y elimines/aumentes estímulos que empeoran/mejoran tu productividad y rendimiento.

Es habitual que con el ritmo de trabajo que existe en la actualidad, tengamos muchas actividades que realizar a lo largo de nuestra jornada. Para gestionar la ejecución de distintas actividades, desde Émora Psicólogos en Barcelona te planteamos el uso de la matriz importante-urgente.

Para comenzar, es importante destacar que una tarea es prioritaria cuando es, o importante, o urgente. Lo importante hace referencia a las actividades relacionadas estrechamente con mis objetivos; si no se realizan, no se cumplen nuestros objetivos y esto repercute en nuestro estado de ánimo. Lo urgente hace referencia a las actividades determinadas con fecha límite y entrega inminente.

A continuación, se presentan cada uno de los supuestos que existen combinando ambas variables (urgente-importante, no urgente-importante, urgente-no importante y no urgente-no importante):

– Comencemos con lo urgente-importante. Son las actividades críticas, aquellas que hay que hacer sí o sí cuanto antes porque tienen fecha de entrega y son importantes para ti. Cuidado con este punto porque hacerlo “deprisa y corriendo” puede conllevar errores. Dedica tiempo diario a realizar estas actividades, aunque no caigas en la trampa de obviar lo importante-no urgente.

– Presta mucha atención al cuadrante no urgente-importante. Dedica la mayoría de tu tiempo (aproximadamente el 80%) a planificar y realizar este tipo de tareas no urgentes pero importantes. Cumplir con este tipo de tareas te aportará sensación de control y equilibrio. Cuidado porque si dejas de lado estas tareas, puedes caer en el error de no planificarlo bien hasta que finalmente se convierten en importantes-urgentes, momento en el que es más fácil cometer errores y agobiarse.

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Pensemos en lo no importante-urgente. Si no es importante para ti, ¿quizá puedes delegarlo a otra persona para la que sí sea importante? Si no es el caso, ¿quizá puedes comunicarte de forma asertiva y negociar los plazos para que no sea tan urgente? Ten en cuenta que es posible que haya tareas de este tipo que tengas que cumplir obligatoriamente, porque por ejemplo formen parte de tu trabajo, en ese caso, no podrás delegar ni negociar y tendrían una alta prioridad.

Reflexionemos sobre lo no importante-no urgente. Piensa por un momento: si realmente no son importantes para ti ni son urgentes, ¿es totalmente necesario realizar esa actividad? ¿quizá podrías delegarlo en otra persona, posponerlo o incluso eliminarlo? Plantéate seriamente el por qué se mantiene la realización de esa tarea, el por qué lo sigues realizando tú, el por qué lo vas a realizar en ese mismo momento (quizá se pueda planificar) y el por qué se realiza de esta manera (quizá podemos mejorar la manera de realizarlo o incluso eliminarlo).

Una vez explicadas estas variables, es importante que dibujes un cuadrante con las tareas que actualmente te planteas (las urgentes-importantes, las no urgentes-importantes, las no importantes-urgentes y las no importantes-no urgentes). De esta manera, podrás darte cuenta de tus prioridades y organizar mejor tu tiempo para la ejecución de estas actividades.

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5) EJECUTA TUS TAREAS DE FORMA EFICAZ

Para optimizar tu rendimiento y mantener tu motivación en la realización de tareas, es importante que tengas en cuenta las siguientes pautas:

– Realiza en primer lugar una tarea de exigencia media, posteriormente prosigue con una de elevada exigencia y por último termina con una actividad poco exigente (fácil, apetitiva).

– Organiza tus tareas, cuando esté realizada la primera, márcala como resuelta y pasa a la siguiente. Mantén este hábito de forma sucesiva para organizar tus tareas.

Refuerza cada paso que has dado, felicítate por cada una de las tareas que has terminado y prosigue. En niños, en Psicología se utiliza frecuentemente la economía de fichas, si quieres conocer cómo se realiza un programa de economía de fichas paso a paso, haz click aquí.

– No te sobrecargues realizando tus tareas largos periodos de tiempo sin descansos. Para marcarte distintos tiempos, puedes utilizar la Técnica Pomodoro. Este método consiste en dividir una tarea de larga duración en varios periodos de tiempo, alternándolos siempre con periodos de descanso. Por lo general, se suele recomendar realizar una tarea durante 25 minutos seguidos de un descanso de 5 minutos. Se repetirá este modo de trabajo hasta terminar la tarea. Si la ejecución de la tarea fuese muy larga, cada 4 pomodoros (4 periodos de 25 minutos con sus respectivos 5 minutos de descanso entre ellos), se realizaría un descanso de 15 minutos y de nuevo reiniciaríamos el «contador de pomodoros».

– Si en tu caso quieres potenciar el método de estudio, ten en cuenta las ya clásicas técnicas de estudio tan útiles: no olvides sacar del temario las ideas principales de las secundarias, por ejemplo subrayando, realizando resúmenes y/o esquemas que te ayudarían a memorizar los contenidos, etc.

Para concluir, esperamos que este artículo te haya sido de utilidad. No olvides que si necesitas la ayuda de un Psicólogo especialista a la hora de diseñar un plan de trabajo personalizado, en Émora estaremos encantados de poder ayudarte.

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– Escrito por Alicia JiménezPsicóloga del Equipo de Émora.

– Con la ayuda de la Psicóloga Rut Subirats, colaboradora de Émora Psicólogos en Barcelona.

– Con la ayuda del Psicólogo y Fundador de Émora Benito Bernabé, experto en comunicación y liderazgo en Émoraliderazgo.

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